Workgroup
Information Systems ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan
fungsinya terdiri dari beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil
yang saling berkolaborasi dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki
aturan yang mengatur fungsi grup dan anggotanya serta standarisasi
peran untuk setiap anggota dalam organisasi tersebut, Workgroup
Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah
kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas
dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi sumber daya manusia, terdapat
beberapa workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan
produktivitas personalia guna menunjang kelancaran suatu produk.
Workgroup tersebut akan mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap
mental SDM yang memiliki potensi serta motivasi yang kuat untuk
berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha produk.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya.
Data
tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu
sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System
(SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program
aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan
atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
diberbagai dinformasi yang diperlukan.
HRIS
adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen
sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti
dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam
aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning
(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam
satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul
kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk
aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini
lebih fleksibel.namungjugaflebihfkakuddengandaturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu).
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Keuntungan
Keuntungan dengan menerapkan Sistem Infomasi adalah :
· Perusahaan
dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani, masalah
mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung
jawab pihak ahli sistem informasi.
· Lebih
praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat,
efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di
bidangnya.
· Penghematan
waktu proses dapat diperoleh karena beberapa pekerja dapat dipilih
untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
· Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan.
· Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.
· Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat.
· Biaya
pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan
kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem
informasi tergantung jenis program yang dibeli.
· Mengurangi
resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem
informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya
menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu
saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan
pada waktu yang lainnya.
· Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
· Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.
Kelemahan
Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :
· Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
· Ada
peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem
dalam perusahaan tersebut.
· Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
· Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
· Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
· Manajemen
perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan
perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada
konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
· Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
· Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar