TANTANGAN SDM BAGI USAHA KECIL MENENGAH

Indonesia adalah negara besar dalam hal usaha mikro-kecil dan menengah. Diperkirakan ada lima puluh juta UKM. Dan jika satu UKM memakai tiga tenaga kerjasaja , maka diperkirakan ada sekitar 150 juta tenaga kerja yang ada di sektor UKM. Ini jumlah yang sangat besar!

Bagaimana para pemilik UKM mengelola SDM (baca: tenaga kerja) yang secara total sangat banyak ini, namun secara per-usaha sangat minim jumlahnya? Jawabannya tentu sangat beragam, tergantung besar kecilnya usaha dan tergantung seberapa tinggi kompetensi yang dituntut setiap jenis usaha. Penulis mengidentifikasi ada 8 (delapan) jenis tantangan yang harus dihadapi ole h setiap pemilik usaha.

Ke-8 tantangan ini penulis uraikan berikut ini:

1. Mencari orang yang tepat.

Bagi UKM pemula, biasanya pada waktu memulai usaha semuanya diusahakan dan dikerjakan sendiri.Dan seiring dengan berjalannya waktu, apabila sudah dirasa perlu maka mulailah merekrut karyawan.Umumnya yang direkrut memiliki hubungan kekerabatan atau pertemanan, dalam arti kenal dengan orang yang mau direkrut tersebut.Pada tahap ini, bukan kompetensi, kemampuan, keahlian atau pengetahuan yang menjadi kriteria utama, melainkan hubungan kekerabatan dan kedekatan pertemanan yang menjadi pertimbangan utama.Kenapa?Tampaknya masalah trust-lah yang memengaruhi keputusan tersebut.Biasanya rekrutmen model ini hanya berjalan mulus diawalnya saja.Paling hanya beberapa bulan, dan terpaksa berakhir dengan putusnya hubungan kerja karena kurang kompeten. Selanjutnya pemilik usaha akan mencoba mencari orang yang lebih tepat, yaitu tenaga kerja yang masih muda (tentu agar lebih murah gajinya) namun bisa lebih mudah diarahkan, dan syukur-syukur bisa lebih pinter. Tahapan model ini memang jangka pendek bisa berjalan cukup baik, namun jangka panjang tetap kurang memadai.Banyak harapan-harapan yang dinginkan oleh pemilik usaha tidak dapat direalisasikan karena kurangnya pengalaman kerja karyawan baru tersebut.Akibatnya keterlibatan pemilik usaha masih sangat tinggi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya.

Setelah belajar dari pengalaman ini, dan apabila usahanya semakin maju, kemampuan finansial semakin tinggi; maka pemilik usaha baru berani masuk ke tahap ketiga, yaitu merekrut kaum yang lebih profesional.Meskipun tidak menjamin bertahan lama, karena masih tergantung dari faktor-faktor lain, seperti kecocokan dengan pemilik usaha, sistem kerja, besarnya penghasilan dan penghargaan yang diterima; namun para profesional jelas lebih bisa menjalankan tugasnya lebih baik, asalkan si professional dapatmengembangkan sikap dan memiliki karakter yang baik.

2. Mengembangkan kompetensi karyawan.

Kompetensi menyangkut tiga hal yaitu knowledge (pengetahuan), skill (keahlian) dan aptitude (kepintaran).Jarang ada karyawan yang mumpuni di-tiga area ini, meski ada hubungannya; namun ketiga area berbeda satu dengan lainnya.Pengetahuan dapat diperoleh dari pendidikan, pelatihan, banyak membaca dan pernah mengalami suatu hal.Keahlian tidaklah demikian.Keahlian diperoleh hanya jika seseorang melatih dirinya berulang-ulang, baik di tempat kerja dengan atasan yang jadi mentornya ataupun latihan sendiri tanpa pengawas; sehingga orang tersebut mencapai satu level yang kita sebut seorang expert.Sedangkan kepintaran diperoleh melalui pendidikan dan latihan berpikir logis dan kreatif secara kontinu, ditempa oleh berbagai masalah dan tantangan yang datang tiada habis-habisnya. Inilah yang membuat kenapa ada orang yang semakin lama semakin pandai sedangkan orang lainstuck atau bahkan mundur sama sekali.

Jadi jurus untuk mengembangkan kompetensi karyawan, tidaklah melulu dengan training. Ada coaching&counseling, exercising, pengalaman bekerja, berbagai masalah yang harus diselesaikan dengan problem solving & decision making process, memikirkan strategi kreatif untuk mengatasi setiap tantangan yang ada dalam dunia bisnis.

Hanya saja kita tidak boleh menerapkan semua carakepada semua orang secara sembrono. Perlu dipetakan dulu apa yang menjadi kebutuhan setiap karyawan. Jika seorang karyawan belum memiliki banyak kompetensi, namun mempunyai kemauan besar untuk bekerja dengan baik, maka jelas dia memerlukan training, mentoringdan coaching. Sebaliknya jika karyawan yang sudah kompeten, tetapi tidak berhasil mencapai target kinerja yang diharapkan, jelas dia bukan membuuthkan training ataupun coaching, melainkan perlu diadakan pendekatan khusus yaitu counseling. Sebuah teknik yang harus dipelajari oleh atasan untuk menggali akar masalah karyawan yang tidak perform, yang jelas-jelas bukan karena kemampuan kompetensinya.

Bagaimana jika karyawannya sudah kompeten dan juga berkinerja sangat baik?

3. Mempertahankan karyawan.

Nah, yang seperti ini tidak boleh disamakan dengan karyawan model sebelumnya. Ini adalah karyawan tipe star. Butuh penghargaan khusus dan harus diberi tantangan lain yang lebih tinggi nilainya. Tidak semua karyawan perlu dipertahankan. Tugas atasan bukan hanya hire (merekrut), tapi juga fire (memecat). Sebenarnya jauh lebih sulit mempertahankan karyawan tipe star, daripada memecat karyawan tipe dead-wood. Cuma sekarang banyak yang keliru, yang dead-wood dibina, sementara tipe star merasa dibinasakan, atau ditelantarkan. Tidak ada atasan yang terlalu bodoh, sehingga mereka tidak tahu mana yang harus dipertahankan dan mana yang tidak. Yang ada hanyalah masalah tega atau tidak tega! Kalau memang tidak tega, maka saran saya hendaknya sang atasan memberikan penghargaan yang berbeda buat si star. Hargailah karyawan yang mampu dan telah bekerja dengan luar biasa!

4. Mengatasi keterbatasan finansial.

Tidak selamanya perusahaan dalam kondisi keuangan yang prima.Ada up and down. Bahasa financial-nya: cash flow keuangan perusahaan. Ini memang harus dicermati lagi. Apakah karena bisnis yang lagi lesu, atau karena modal dan kemampuan perusahaan yang terbatas! Jika bisnis lagi lesu, maka tiada jalan lain, pengencangan ikat pinggang wajib dijalankan.Dampaknya memang bisa mengurangi pendapatan karyawan, seperti tiada bonus dan THR.Namun jika bisnisnya bagus, tapi perusahaan kekurangan modal kerja, maka sudah saatnya pemilik usaha mengusahakan pinjaman ke bank. Atau melakukan penambahan modal dengan meminta/ mengajak orang lain menjadi partner bisnis.

5. Menghadapi tuntutan karyawan.

Karyawan juga manusia.Sebagai manusia dengan gaji terbatas, tentu mereka juga memiliki banyak kebutuhan yang harus dipenuhi.Ini biasanya berujung pada masalah duit.Mulai dari meminjam kas bon… sampai berhutang kiri-kanan, bahkan hutang ke perusahaan.Di sini yang dituntut dari pemilik usaha, bukan hanya jiwa menolong yang tinggi, melainkan kemampuan untuk mendidik karyawan untuk berpikir mengelola pendapatan yang ada.

Misalnya dengan mengajarkan untuk membawa makanan dari rumah, bukan selalu makan di luar.Tidak membeli atau membelanjakan hal-hal yang kurang perlu, seperti rokok, tabloid, jajan, dan lain-lainnya.Kalaupun perusahaan memiliki kemampuan untuk memberikan pinjaman, tetap harus memerhatikan batas maksimum kewajaran, yaitu tidak boleh lebih dari 1/3 kali gaji untuk cicilannya. Ajarkan juga bahwa dalam masa susah, kita harus memegang prinsip hidup “bersusah-susah dahulu, bersenang-senang kemudian”, bukan sebaliknya!

6. Menjaga kinerja karyawan.

Kita harus ingat bahwa kinerja karyawan itu merupakan konsultante antara kompetensi dengan motivasi kerjanya.Kemampuan dan kemauan. Hanya karyawan yang mampu dan mau yang akan berhasil mencapai puncak kinerja terbaiknya. Soal kemampuan kita sudah bicarakan pada poin nomor dua di atas.Sekarang kita bicara soal kemauan.Ini masalah sikap hati manusia.

Ada pepatah yang mengatakan demikian “Dimana ada kemauan, di situ ada jalan”.Kenapa bisa begitu?Rupa-rupanya memang manusia diciptakan dengan kemampuan besar untuk mengatasi berbagai masalah kehidupan.Dengan kapasitas otak manusia, yang walaupun ada batasnya, tapi toh tetap mempunyai daya pikir dan daya cipta yang luar biasa. Singkatnya begini, jikalau sikap kita (sikap hati) mengatakan “Ya, saya mau!”, maka otak kita akan bekerja dengan luar biasa untuk mencarikan solusi terbaik atas masalah yang ada.

Begitu juga sebaliknya, apabila sikap kita mengatakan “Maaf, saya tidak bisa!”, sebenarnya lebih tepat “Maaf, saya tidak mau!”, maka otak kita juga bekerja keras untuk mencari yang bukan solusi, tetapi 1001 alasan untuk menghindar dari masalah atau tantangan yang ada.

Jadi kesimpulannya adalah kalau kita mau menjaga kinerja bintang karyawan kita, seyogyanya kita harus bisa “mengambil hati” karyawan agar mereka memiliki motivasi untuk memiliki ke mauan dulu, sembari terus mengasah kemampuan karyawan.

7. Memberi penghargaan dan hukuman.

Di atas telah saya sebutkan dua tipe karyawan, yaitu yang paling berhasil disebut tipe star, sedangkan yang paling jelek ialah tipe dead-wood (baik kompetensi maupun kinerjanya kurang).

Masih ada dua tipe lagi: yaitu tipe horse-work dan tipe question-mark. Tipe horse-work menunjukkan karyawan yang kurang mampu, tapi kemauannya besar.Jadi dia rela bekerja keras, bahkan sangat keras hingga berhasil, meski dengan upaya yang luar biasa besar sehingga disebut tipe horse-work.

Tipe question-mark persis terbalik dari horse-work. Kemampuannya ok, tapi kemauannya not ok! Tipe ini meskipun mampu, dia tidak akan bisa berkinerja bintang.

Bagaimana cara perusahaan menghadapi semua ini? Tak ada cara lain kecuali perusahan menerapkan prinsip-prinsip rewards and punishment(R&P). Sangat sedehana: yang berkinerja baik mendapatkan penghargaan, yang kinerja jelek mendapatkan sanksi.

Tujuan perusahaan memberikan R&P, dalam jangka pendek untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan dan memperbaiki perilaku karyawan.Tetapi dalam jangka panjang, perusahaan dapat meningkatkan produktifitas dan kinerja perusahaan; meningkatkan kompetensi karyawan bahkan mampu untuk menjaga dan memperbaiki budaya perusahaan.

Jenis pengharagaan tidak melulu soal pemberian uang atau hadiah dengan nilai tertentu, tapi bisa berupa pemberian penghargaan sebagai karyawan teladan, atau kesempatan untuk mendapatkan promosi pangkat atau jabatan.

Saknsi bisa berbagai macam bentuknya. Mulai dari peringatan lisan, surat teguran, surat peringatan, demosi, rotasi, penundaan kenaikan pangkat, jabatan atau grade, penundaan kenaikan gaji, pencabutan fasilitas, pelepasan jabatan, sanksi hukum sesuai hukum yang berlaku bahkan PHK.

8. Memberhentikan karyawan.

Jika tiada cara lain untuk memperbaiki perilaku dan kinerja karyawan, maka setelah melalui proses yang banar dan tepat, misalnya dengan mengeluarkan SP1 dan SP2; maka tiba saatnya perusahaan bersikap tegas yaitu dengan pemecatan atau PHK. Ini penting untuk menunjukkan keseriusan pemilik usaha atau perusahaan agar dapat terus berhasil dalam bisnis, terutama dalam era persaingan yang semakin mengglobal ini.Tanpa dukungan karyawan sebagai sumber daya utama, mustahil perusahaan mampu untuk menghasilkan laba seperti yang ditargetkan.

Kuncinya adalah kelola sumber daya Anda.Jadikan karyawan sebagai modal utama (human capital) usaha bisnis Anda, bukan sekadar sumber daya manusia.